*Las recomendaciones que se ofrecen hacen especial énfasis en las técnicas de redacción así como en la organización de los contenidos y la información.
Antes de "rascarse la cabeza", y borrar una y otra vez las pocas ideas que alcanzó a escribir en el inicio de su informe, tenga en cuenta que ese escrito tiene una prioridad objetiva: mostrar lo que consiguió. Así, usted deberá exponer qué se alcanzó, quiénes hicieron parte, cómo o cuál fue la estrategia, el tiempo de ejecución así como el impacto (los indicadores). Esto se aplica tanto para empresas como para otro tipo de organizaciones.
Antes de ofrecerle algunas recomendaciones, recuerde que existe una diferencia sustancial entre el informe de resultados y el informe de gestión. En el primer caso, se le da una prioridad al logro de los objetivos, que bien puede ser el crecimiento de las ventas, la apertura de mercados y en general la generación de nuevos ingresos. Esto puede variar según el objeto de la organización. Si bien en el informe de resultados se exponen indicadores, estadísticas y recomendaciones, no debe descuidarse el contexto de esas cifras. Por su parte, el informe de gestión implica un trabajo más profundo porque involucra a toda la organización o, por lo menos, el desarrollo de un proceso. Recuerde que es necesario ubicar al lector en torno a la información que leerá.
Informe de resultados = énfasis en lo que se consiguió
Informe de gestión = explicar detalladamente todo el proceso
1) ¿La extensión importa? En realidad, no. Los informes de gestión y resultados deben procurar ser extremadamente precisos, mostrar lo importante y depurar la información innecesaria, aunque a veces por el tamaño de la organización y la diversificación de las economías en la empresa esto no es de estricto cumplimiento. A veces se cree que todo es "importante", pero el buen redactor es capaz de escoger lo que de verdad resulta relevante. Cuando observe que se quedó escaso de palabras, puede acudir a esa información que previamente depuró o también puede ahondar en cómo se consiguió el resultado.¡Información siempre encontrarás!
Recomendación: Si tiene la duda de que algo es confuso o la información es errónea, bórrelo y escriba una vez más. Los buenos redactores siempre borran ante la duda. Lo hacía García Márquez con sus novelas, también los gerentes del ISO; lo puede hacer usted.
2) ¿Usan alguna plantilla o se basan en alguna norma técnica o en un ISO? Usualmente las organizaciones grandes y con procesos de calidad tienen estructuras para el desarrollo de de ese tipo de informes, por lo cual es necesario ajustarse a ese formato. Si no utilizan modelos o si a usted como líder de proyecto no le exigen una estructura sino exponer simplemente los resultados, acuda a estos consejos:
a) Inicie el informe con un frase que lo resuma todo y capte la atención
b) Explique el proceso o el cómo se consiguió
c) Sustente por qué se consiguieron tales resultados
d) Exponga el proceso utilizado hasta llegar al resultado
e) Utilice gráficos estadísticos y numéricos que sean entendibles para hacer más amena la información
f) Explique el impacto que tendrá en el negocio o proceso haber conseguido esas cifras
g) Dé recomendaciones y ofrezca nuevos procedimientos, si hubiere lugar para la propuesta.
h) Termine su escrito resaltando el dato más importante, porque ese será el más recordado. Ese dato, procure ubicarlo al final y no al comienzo
"Escribo y escribo, pero no me da. Todo lo borro"
Si le ocurre que escribe pero no alcanza a construir un párrafo de calidad, deje la pereza y lea su información. Una vez haya leído, comience a buscar palabras claves y anótelas. Cada palabra es un concepto que engloba una idea específica de su informe. Por ejemplo "crecimiento en las ventas", "aperturas de mercados", "aumento en el consumo", "caída de la competencia", "curso de redacción", "tratado de libre comercio", etc.
3) Establezca un hilo conductor. Algunos administradores, en su afán por mostrar los resultados, inician con un montón de cifras que, si no se ponen en contexto, pierden su impacto. Es necesario redactar un preámbulo que guíe al lector. Si usted trabaja en una empresa de marketing de contenidos y debe exponer el impacto que tuvo su estrategia, no ubique los resultados en los primeros renglones, "hable de ellos", y explique en general el proceso.
4) Sea claro y no infle los resultados. La intención de un informe, bien sea de gestión o de resultados, es exponer de manera objetiva la información, puesto que en sí mismo es mostrar el rendimiento de la organización. Redactarlo implica tener criterios éticos.
5) Póngale título a su informe. Las empresas de hoy ven en sus informes un momento de verdad para comunicarle a sus clientes no simplemente resultados sino confianza. En los informes de gestión, por ejemplo, se ve cómo las organizaciones con procesos sólidos exponen la información a manera de un libro, con un lenguaje sencillo para que lo entiendan. Sus informes poseen títulos y hasta la portada llama la atención. La intención es comunicarle tanto a públicos internos como externos los logros. El informe de resultados no está lejos de ese estilo. Depende en gran manera del objetivo que se pretenda. Bien puede ser solo para comunicar a las gerencias o bien para mostrarle un desempeño específico a clientes o asociados. Por ello, es necesario, para ambos casos, poner títulos. Un ejemplo podría ser: "Informe de gestión 2018: una conversación con las comunidades".
Ese título debe resumir en pocas palabras, no más de quince, lo que se hizo o al menos un hecho de relevancia.
Generalidades en la redacción
Si cuando está escribiendo repite constantemente el pronombre reflexivo "se", muy seguramente está obviando información importante y, demás, está exponiendo sus resultados a modo de enumeración, lo cual puede ser un error. Es común ver oraciones como "se consiguieron nuevas ventas", "se presentó un aumento", etc. Esto no está mal, sin embargo su uso excesivo en una misma página lo hacer ver mal. Cuando eso le ocurra, procure ser elocuente y no exponga la información de esa forma tan sencilla, porque para haber conseguido esa cifra debió pasar un procesos largo.
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