Curso de redacción de documentos profesionales para empresas

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Redactar textos y construir documentos como informes, correos electrónicos, respuestas a clientes, propuestas comerciales e incluso cartas es una de esas tareas que con frecuencia se solicitan a diario en una empresa. Tanto quienes están en áreas gerenciales y directivas como quienes ocupan mandos medios y operacionales deben construir textos empresariales de distinta naturaleza para comunicar sus ideas ante diversos públicos, y esto es algo de lo cual no siempre se tiene consciencia puesto que se suele asumir que la construcción de textos es una actividad exclusiva de áreas como comunicaciones o mercadeo.

En realidad, todos los miembros de una organización son productores de contenido y comunicadores de marca, dado que emiten mensajes alineados al cumplimiento de un objetivo. (Ese es el debe ser, y las buenas empresas lo procuran). Quien escribe un correo electrónico o da respuesta a una petición de un cliente, en efecto, está produciendo un documento. No se deben asociar los contenidos y los documentos solamente con informes, libros o manuales (eso es un error) sino con toda información ordenada que se emite para comunicarle a un cliente interno o externo sobre un asunto particular.  

Algunos de los documentos que con más frecuencia se redactan en una empresa son: informes de gestión, dictámenes especializados, comunicados y directrices. Pero, así como frecuencia se redactan estos documentos, los errores que contienen resultan numerosos. En su gran mayoría, no ordenan adecuadamente las ideas por su fragilidad en la argumentación, no utilizan adecuadamente los signos de puntuación ni las normas de acentuación y no sintetizan la información, razón por la cual se suelen redactar párrafos densos que resultan ilegibles. Esto ocurre en empresas de toda clase.

LA CLARIDAD EN LA COMUNICACIÓN AUMENTA LA EMPATÍA

Redactar textos y construir documentos como informes, correos electrónicos, respuestas a clientes, propuestas comerciales e incluso cartas es una de esas tareas que con frecuencia se solicitan a diario en una empresa. Tanto quienes están en áreas gerenciales y directivas como quienes ocupan mandos medios y operacionales deben construir textos empresariales de distinta naturaleza para comunicar sus ideas ante diversos públicos, y esto es algo de lo cual no siempre se tiene consciencia puesto que se suele asumir que la construcción de textos es una actividad exclusiva de áreas como comunicaciones o mercadeo.

En realidad, todos los miembros de una organización son productores de contenido y comunicadores de marca, dado que emiten mensajes alineados al cumplimiento de un objetivo. (Ese es el debe ser, y las buenas empresas lo procuran). Quien escribe un correo electrónico o da respuesta a una petición de un cliente, en efecto, está produciendo un documento. No se deben asociar los contenidos y los documentos solamente con informes, libros o manuales (eso es un error) sino con toda información ordenada que se emite para comunicarle a un cliente interno o externo sobre un asunto particular.  

Algunos de los documentos que con más frecuencia se redactan en una empresa son: informes de gestión, dictámenes especializados, comunicados y directrices. Pero, así como frecuencia se redactan estos documentos, los errores que contienen resultan numerosos. En su gran mayoría, no ordenan adecuadamente las ideas, no utilizan adecuadamente los signos de puntuación ni las normas de acentuación y no sintetizan la información, razón por la cual se suelen redactar párrafos densos que resultan ilegibles.

«No es lo mismo escribir "una empresa de ingeniería implementó un novedoso sistema de construcción japonés a escribir "empresa de ingeniería construye un rascacielos en 30 días".»

Contenidos del curso de redacción de textos profesionales

Los contenidos del curso de redacción de documentos profesionales se diseñan con base en la actividad económica y comercial de cada organización, por esta razón, no se ofrece un mismo temario o pensum para todas las organizaciones. No obstante, hay unos saberes básicos a partir de los cuales se construye una capacitación. 

  • Análisis de audiencias y segmentación de públicos

Antes de elaborar un escrito, es necesario conocer quién será el público lector; obviar este paso, limita el éxito de una publicación corporativa o institucional.

  • Jerarquización de la información

No todos los datos que se exponen en un texto son relevantes, pero pocos investigadores y redactores de contenidos lo tienen en cuenta. Un buen escritor le da prioridad a la información sustancial y se vale de datos de valor. 

  • Apoyo visual y enriquecimiento de la información

Las fotografías, infografías y demás imágenes que se insertan dentro de un texto deben enriquecer la información, sin embargo, para cumplir con ese propósito, se deben tener en cuenta diversos criterios semióticos, artísticos y culturales. 

 

  • Construcción de textos narrativos y lineales

Una publicación que se escribe de la misma forma no retiene la atención del lector, por eso es necesario saber a qué tipo de estilo acudir, si al lineal, que cuenta hechos de forma plana y sin cambios en el tiempo, o al narrativo, que cuenta una historia y se vale de datos para hacerla veraz mientras entretiene al lector. Propiamente, no hay un estilo mejor que otro, puesto que cada uno cumple con su función, pero sí es necesario escoger adecuadamente la forma como se contará un hecho. 

  • Argumentación para textos escritos

Un buen texto tiene argumentos sólidos, y no incurre en falacias ni titubea. Más allá de la forma como se exponga una información de quien la escriba, el argumento es ese elemento que le da valor a un escrito. Aquí aprenderás a utilizar los distintos tipo de argumentos, como los inductivos, deductivos, de autoridad, de experiencia personal, de cifras, emotivos o de causa-efecto, entre otros. Los textos que generan esa sensación en el lector de que "eso es cierto, estoy de acuerdo" tienen sólidas bases en la argumentación.

  • Fuentes bibliográficas y citación de textos

Así como en la investigación científica, en las demás áreas del conocimiento se dice que caminamos sobre hombros de gigantes, debido a que el punto en el que nos encontramos se debe al estudio de otras personas (de distintas épocas). Por esta razón es necesario citar adecuadamente las referencias bibliográficas, que bien pueden estar en normad APA, Vancouver, IEEE o Icontec, entre otras. No es simplemente hacer una mención al final del texto con la lista de libros y artículos citados sino realizar una discusión dentro del texto con base en las premisas de cada autor. 

Cinco habilidades para la producción de documentos y textos que aprenderás

Editar publicaciones y documentos de acuerdo con el tipo de audiencia y objetivos organizacionales.
Evaluar los contenidos escritos emitidos por una organización.
Construir textos argumentativos para la redacción de informes y otros tipos de documentos.
Proponer cambio a las audiencias y grupos de interés de una publicación.
Diseñar contenidos escritos para medios corporativos e institucionales.

Nuestros clientes ya comprobaron la precisión de cada palabra

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DISEÑA DOCUMENTOS PROFESIONALES

Comunicar efectivamente la información de una empresa u organización hará que sus grupos de interés aumenten la confianza en la dirección, lo que a su vez mejorará la imagen y consecuentemente la reputación. Tomar en serio la elaboración de los documentos es un punto de partida para iniciar una nueva relación con los stakeholders.