Con frecuencia, en las organizaciones grandes y pequeñas los cargos y los nombre de las áreas o departamentos se escriben en mayúscula, lo cual es un error a la luz de lo que señala la Real Academia de la Lengua Española. ¿Si ministro, presidente y rey se escriben en minúsculas, por qué gerente va en mayúscula? Si tuviera que redactar un texto corporativo en el que hiciera mención a un cargo en específico, debería escribirlo en minúsculas, sea director, analista o coordinador; no obstante, el nombre de la persona que desempeña un cargo sí debe ir en mayúsculas. ¿Por qué?
La norma es clara al afirmar que solamente los nombres propios deben ir en mayúsculas, como María José, Luis Carlos o Juan Manuel. Un ejemplo claro de esto serían estas oraciones: “La capacitadora de comunicación escrita y oral, Ofelia Núñez, diseño un nuevo proceso de aprendizaje que fortalece la gestión del conocimiento en las empresas” o “El gerente de contenido escritos y audiovisuales, Martín Morales, dictó un seminario de redacción de contenidos empresariales en el hotel del Monte”. Nótese que tanto "capacitadora de comunicación escrita y oral" y "gerente de contenidos" van en minúsculas y el significado de la oración no se ha alterado. ¿Es claro?
Sí, es habitual que en los escritos se utilicen las mayúsculas de forma indiscriminada supuestamente para hacer mas relevante ciertos conceptos o palabras, sin embargo, esto en error. Existen otros recursos para fijar la atención del lector en ciertas palabras, como las negrillas o el subrayado, pero tampoco se deben abusar de ellos porque no es agradable leer un texto repleto de palabras con otra tonalidad. Para que puedas ahondar en este tema, lee lo que dice la RAE: https://www.rae.es/dpd/may%C3%BAsculas
En las capacitaciones y seminarios de redacción efectiva y comunicación escrita hablar de mayúsculas siempre resulta un tanto polémico debido a que cada persona suele tener un criterio propio para su utilización. Hay quienes dicen que los meses y los días del año deben llevar mayúsculas, lo cual es contrario a las normas de la rae para la utilización de las mayúsculas.
Otras personas creen que las mayúsculas siempre deben utilizarse para denotar importancia, pero esto no es del todo cierto ya que solo hay un grupo de palabras que en ciertos casos se pueden utilizar en mayúsculas, como por ejemplo rey o presidente cuando no se hace mención al sustantivo propio. Por ejemplo: "El Rey firmó el apoyo para los pueblos de América Latina". Normalmente, la palabra rey, ministro, presidente, papa o duque van en minúsculas, salvo en el caso anteriormente citado.
Se utilizan tan mal las mayúsculas en textos como comunicados, correos electrónicos e informes que cuando alguien se rehúsa a escribirlas porque le parece que ahí y se ven bien, suele ser recriminado por eso. "Oye, pon gerente en mayúsculas que él merece respeto" o "creo que tienes algunos errores en un texto, revísalos" son frases frecuentes que reciben quienes no utilizan las mayúsculas de forma indiscriminada.
En las empresa suele ser un tanto complicado llegar a consensos en torna a la escritura y la forma de comunicación tanto con clientes internos como externos, por ello siempre se sugiere la creación de un manual de estilo que establezca claramente la forma como se debe redactar ciertos tipos de palabras. Pero claro, esto proviene desde la gerencia y las cabezas.
Un curso de redacción para empresas que involucre a todos los miembros de la organización es una buen paso para comenzar a hacer más efectiva la comunicación escrita. Más allá de simplemente recibir unas lecciones sobre gramática o construcción de párrafos, es un espacio de conversación abierta que permitirá poner sobre la mesa estos asuntos que en el día a día laboral cobran importancia e impactan de forma directa la forma como se gesta la comunicación tanto escrita como oral por los diversos canales de la empresa como correos electrónicos, cartas, comunicados, redes sociales, entre otros.
Antes de terminar esta lectura, tenga en cuenta estos tres consejos para la utilización de las mayúsculas.
Solo utilice las mayúsculas con sustantivos propios como los nombres y evite siempre escribir en altas los cargos o los nombres de las dependencias, salvo que en el manual de estilo de la organización establezcan lo contrario.
Los nombres de procesos o dependencias de empresa van en minúsculas. No escriba la "Curva de Aprendizaje" dentro de una oración, mejor opte por "la curva de aprendizaje". Asimismo, prefiera el uso de "la oficina de recursos humanos" en lugar de "la Oficina de Recursos Humanos". No obstante, guíese por el manual de estilo.
Procure establecer una homogeneidad en el uso de las mayúsculas, para lo cual se deberán seguir los criterio frente a su escritura. Si en la empresa se ha establecido que lo apropiado es escribir "oficina de Recursos Humanos" en la firma de los correos, hágalo de esa forma.
Es común que en las empresas cada quien escriba como quiere, pero a fin de evitar malentendidos, resulta imperioso hablar sobre estas cuestiones y ponerlas en común. Las dudas que usted tiene son las misma que a su compañero o compañera de trabajo le causan dificultad. Al final, todo se resume en comunicación.
Autor:
Andrés Emilio Vargas Director de capacitaciones