Alguna vez Albert Einstein dijo que si tuviera una hora para resolver un problema, dedicaría el 95 % del tiempo en entender el problema y solo el 5 % en desarrollar una solución. Y en la escritura, apreciados directores de recursos humanos, se aplica muy bien esta recomendación. Algunas personas comienzan a escribir un texto sin ni siquiera tener claro cuál es su intención u objetivo. Por eso es tan común escribir y borrar enseguida, rascarse la cabeza en frente de la pantalla o lanzar frases desesperadas como “yo soy ingeniero, la escritura no es lo mío” o “soy malo para la redacción”. En realidad, la escritura no es un acto de sabios sino de personas que tienen claras sus ideas. Y justamente en un buen curso de redacción se enseña eso, a tener claras las ideas que se van a comunicar, antes que conocer a la perfección las normas gramaticales o de acentuación.
Pienso, luego existo… en la redacción para empresas también se aplica muy bien este pensamiento de Descartes. Antes de aprestarse a construir un documento necesariamente se tiene que pensar en varios factores, como las personas que lo van a leer, la emoción que pretendo transmitir, la información de la que se dispone o el medio de divulgación. No es lo mismo un texto para correo electrónico que una carta en Word, por ejemplo, y esos detalles se deben tener en cuenta antes de escribir. Probablemente, no lo habías visto de esa forma, ¿o sí? Si te cuesta escribir, opta por pensar muy bien qué quieres comunicar; una vez lo tengas claro, siéntate al frente de la pantalla y deja que las ideas fluyan.
La escritura requiere atención y paciencia. Eso de que las ideas surgen porque sí, o que los buenos textos sean espontáneos no es algo ‘tan’ cierto. Muchas de las ideas que aparecen de repente no son productos de la magia sino porque anteriormente hemos pensado en ellas. Pensar, esa es la clave para escribir bien. Este artículo, que se generó a partir de los consejos que piden los participantes de nuestro curso de redacción para empresas, se presentan cinco recomendaciones para construir textos corporativos como correos electrónicos, cartas, informes o comunicados. Revísalos y ponlos en práctica.
Ten clara la idea que vas a comunicar. Si, por ejemplo, te dicen que escribas un correo electrónico para invitar a los miembros de una empresa a una convención sobre comunicación escrita y oral, deberás detenerte a pensar que todas las palabras que escribas deben orientarse a ese propósito. Antes de escribir algo, debes tener claro su propósito.
Adapta el texto de acuerdo con el medio de divulgación. No es lo mismo escribir un texto en el cuerpo de un correo electrónico que por ejemplo escribir un mensaje para distribuir en el grupo de WhatsApp de una empresa. Por lo tanto, antes de escribir, ten claro el medio de divulgación.
Escribe lo más importante al comienzo. En la producción de textos se aplica con frecuencia la técnica de la pirámide invertida, la cual indica que los datos que tienen mayor relevancia deben ir en las primeras líneas de un texto. En ese sentido, el titular es esencial para el entendimiento de un artículo o correo electrónico (sí, en el marketing de correo electrónico se enseña que los email llevan un asunto y además un titulo en el cuerpo del texto cuando la información lo amerite). ¿Te has preguntado por qué se sugiere esta técnica? En las empresas el tiempo es oro y la gran mayoría de personas permanecen ocupadas, por esta razón un buen email debería entenderse en menos de 15 segundos. Eso es ser empático. De nada sirve escribir un texto muy extenso si nadie lo va a leer.
Utiliza palabras de común entendimiento. Escribe para comunicar, no para confundir. Algunas personas creen que por utilizar palabras rimbombantes o tecnicismos van a parecer inteligentes, cuando en realidad causan el efecto contrario. Siempre que debas comunicar una idea, utiliza términos de uso común (sin caer en la vaguedad) para que tus lectores los entiendan. Si, por ejemplo, perteneces a un área de ingeniería, finanzas o jurídica y tienes que escribir un texto para los miembros de otros departamentos de la empresa, piensa en que muy probablemente las demás personas no tienen un conocimiento de los términos que uses. Haz que la lectura de los demás sea agradable.
Revisa lo que escribes antes de publicar. Parece una recomendación simple, pero en realidad no todos se aseguran de releer los textos. Por más experto que seas en un área, es muy probable que tengas algún tipo de error de semántica, redacción, sintaxis o de tipeo... hasta García Márquez releía sus textos y les hacía cambios. Si escribes en la noche, revísalos en la mañana. En la escritura ocurre algo que se le conoce como el síndrome del autor, que consiste en que las personas no suelen reconocer sus propios errores, pero sí los de otros. Haz que otra persona revise lo que escribiste, así tendrás una mirada más amplia sobre tus ideas.
Escribir es una actividad apasionante que requiere de mucho detalle. No se nace con esa capacidad sino que se desarrolla con el tiempo. Con la digitalización de la información, la gran mayoría de personas se han convertido en productores de contenidos. Lo que anteriormente era una actividad propia de los periodistas o de quienes trabajaban en áreas de comunicaciones, ahora es de todos.
Con frecuencia, en la empresa deberás construir textos de todo tipo, bien sea para comunicar los resultados de una gestión, bien sea para hacer un anuncio. Piensa siempre en el lector, es decir, en la persona que leerá lo que escribes. No escribas solo por escribir; ocúpate de comunicar claramente tus ideas y de alcanzar un objetivo. Ten como costumbre establecer un objetivo para cada texto que redactes, así construirás una comunicación poderosa.