El formato digital conservará las mismas condiciones como numeración, fecha de expedición, rechazo y conservación.

Sin excepción, a partir del 1 de enero de 2019 todas las empresas y personas naturales obligadas a facturar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica (FE), en cumplimiento del decreto 2242 de 2015 y la Ley 1819 de 2016. El talonario, ese que acompañó las operaciones en Colombia por más de un siglo, queda abolido y ahora le da paso a la digitalización; un software certificado respaldará las transacciones de al menos 900.000 contribuyentes. Esta medida, que tiene entre sus beneficios la simplificación de los procesos contables, fue implementada desde hace quince años en Chile, y países como Perú, Ecuador y México recién comenzaron a adoptarla con grandes resultados.

La factura electrónica es un documento contable que tiene la misma validez legal de una factura física, con la diferencia que su emisión se da a través de un software certificado que expide un documento en formato XML. Contiene una numeración y los requisitos señalados por el artículo 617 del Estatuto Tributario. Como novedad, la FE tendrá un Código Único de Factura Electrónica que será bidimensional y con un formato QR para su verificación. Asimismo, contendrá una firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica.

Para los empresarios, la FE reviste grandes beneficios para el negocio. La Dian ha estimado una reducción del 85% en costos asociados a la facturación dado que se reduce el papel y los costos logísticos en la entrega de la factura. A su vez, simplifica los procesos administrativos y contables, brinda mayor rapidez en la emisión de comprobantes, genera un mayor control documental, facilita la trazabilidad y automatiza los procesos de registro de ventas, entre otros. Aunque el cambio genera costos, el retorno de la inversión se obtiene el mismo año. De costar en promedio $800 pesos una factura, pasará a valer menos de $200 pesos, todo gracias a la digitalización. Entre mayor sea el volumen de ventas, menor será el costo de cada factura electrónica.

El gobierno ha instado a los contribuyentes para que de manera voluntaria inicien con la facturación electrónica al menos seis meses antes de su entrada en vigencia, con el fin de resolver los errores que sobrevengan en su implementación. No obstante, los grandes contribuyentes, a quienes la Dian notificó, tienen como plazo junio de 2018. Para finales de este año se espera que 4.500 empresas facturen electrónicamente. Si bien en un comienzo pocas organizaciones se acogieron, al día de hoy, de acuerdo con cifras de la Dian, a través de la factura electrónica se han totalizado ventas por 22,7 billones de pesos para un total de 199.258 adquirientes electrónicos. Justamente para los compradores, esto representa una ventaja dado que podrán conservar la factura de manera indefinida en su correo electrónico.

“Extraviar” la factura ya no será un problema para realizar un cambio o solicitar una devolución.

La transición del papel al formato digital cuenta con el apoyo de la Dian, quien ofrece capacitaciones en todo el país, y del sistema informático que se contrate para emitir la factura. Es así como se han habilitado a 43 firmas para ofrecer ese servicio, con lo que se cuenta con una oferta amplia que tiene unos precios competitivos. Precisamente, el gobierno pretende ampliar ese número de empresas para evitar monopolios y tener así un conjunto amplio de proveedores.

Retos y oportunidades

Ante los empresarios se abre una nueva oportunidad de financiación y es el hecho de contar con un registro único electrónico de facturas, por medio del cual se podrá obtener financiación a través del factoring. Es decir, se podrá obtener el pago anticipado de una factura gracias a que la información del sistema se cuenta como título de valor y es posible realizarle una trazabilidad al pago.

Por otra parte, las organizaciones deben comunicar a sus trabajadores del cambio y principalmente a clientes y usuarios sobre el paso a paso de la FE para generar momentos de verdad y evitar confusiones cuando entre en rigor, una situación que si no se atiende con antelación puede entorpecer un proceso que trae beneficios tanto para el Estado, como los clientes y el empresario en general.

Redacción Corporativa desarrolla contenidos informativos y de marketing para educar a sus clientes. Si busca una empresa de redacción de artículos, contáctenos aquí.