Como secretaria, coordinador o gerente, en algún momento le habrá pasado que escribe un mensaje y las personas dicen que no lo entendieron. Es común escuchar “ahí no decía eso” o “yo creía que tocaba hacer otra cosa”. Luego de rascarse la cabeza y hasta decir unas cuantas malas palabras, usted reenvía el mensaje para que “esta vez” sí se sea comprendido. Ese mensaje de rectificación, si bien aclara las dudas en el circuito de la comunicación, sí desmorona un poco la credibilidad que se tiene de usted. Quienes constantemente deben rectificar o retractarse de lo que dicen, impactan negativamente su reputación. Recuerde esto: la firmeza y valor de un profesional están guiados, en parte, por tener una comunicación certera.

Para evitar una comunicación fragmentada, existen diversas técnicas y recomendaciones. Las Ws Question son una de esas técnicas de comunicación que se aprenden en las escuelas de periodismo y mass media, y que muchos capacitadores suelen obviar en los talleres de redacción y comunicación. Aprenda cómo estructurar un mensaje preciso con las Ws Question, mejor conocidas en español como las seis w.

¿Qué son las Ws Questions?

Qué, quién, cómo, cuándo, dónde, por qué y para qué. Cada una de esas preguntas, que en inglés empiezan por w, son una serie de interrogantes básicos que buscan conseguir la máxima cantidad de datos de un hecho sin que se escapen una parte esencial del mismo. Esta técnica es utilizada, principalmente, por el periodismo y los investigadores. Si bien esta técnica surgió en un comienzo como un medio para conseguir información, es a su vez una forma para estructurar ordenadamente las ideas. Muy seguramente le ha pasado que olvida escribir el “cómo” y le dio prioridad al “quién” en alguno de sus textos, algo que podría ser un error si omite una información que desoriente a su lector.

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Observe este ejemplo de cómo en un mensaje tan simple y cotidiano se aplica esta técnica de comunicación.

Como parte del aniversario número cincuenta de la empresa, el Departamento de Recursos Humanos desarrolló una jornada de bienestar del 1 al 5 de mayo que incluye talleres de redacción, juegos temáticos, campeonato de fútbol, spa y relajación. En el edificio A encontrarán asesores de la caja de compensación, quienes estarán identificados con un chaleco de color naranja, que le brindarán información sobre cómo participar en cada una de estas actividades. Las personas interesadas deberán presentar su carnet tanto para el registro como para la participación.

Ahora observemos cómo en este texto se respondieron las famosas W.

El “qué”: Habrá una jornada de bienestar

El “quién”: El Departamento de Recursos Humanos de la empresa

El “cómo”: Tendrá distintas actividades, como juegos, talleres y demás

El “cuándo”: Del 1 al 5 de mayo

El “dónde”: En el edificio A

El “por qué”: Como parte del aniversario número cincuenta de la empresa

Si lo notan, este texto buscó responder en su totalidad las preguntas que pueda tener un empleado, y acudió a las w para evitar que se escapara un aspecto relevante, algo que evita malentendidos y precisa la información de un mensaje.

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