• Departamento de Educación

La redacción de secretarias y asistentes de gerencia, un momento de verdad



Desempeñarse como la secretaria del 'presi' o ser la asistente del gerente demanda más responsabilidad que cualquier otro puesto dentro de la compañía, eso dicen quienes han tenido ese cargo. No es solamente contesar el teléfono, manejar una agenda y programar citas. No. Esa es una creecia errónea de dicha labor. Las secretarias y asistentes de gerencia son el rostro invisible de su jefe. Algunos dicen que tener ese trabajo es poseer una extensión del dirigente de la empresa. Claro, después de escribir más de cincuenta correos a nombre del gerente, el asistente o la secretaria terminan por aprender su carácter y estilo.

Delegar funciones a personas con preparación, eso es lo que hace el líder de una compañía. Así, su mano derecha debe ser su "cara escrita"; quien redacta sus cartas, correos electrónicos y algunos otros mensajes. Esto, en principio, es un momento de verdad para la imagen del presidente y de la compañía.

Bien sabido es que el máximo representante de una organización no tiene tiempo suficiente para atender todos sus compromisos. Por ello, su mano derecha es quien le sustituye para redactar sus documentos. Las secretarias y asistentes de gerencia deben tener sólidos conocimientos en redacción corporativa así como distinguir los públicos (segmentación de mercados) de su director, para saber dirigir correctamente un mensaje.

El perfil de dichos cargos cada vez se refina más. Ya no es una persona sentada en una silla contestando un teléfono. Ahora es un ejecutivo (a) que viaja en avión, asiste a cocteles y además se hospeda en un hotel cinco estrellas. Actúa así como un relacionista público, sin perder de vista las funciones específicas que trae su cargo, como lo es la gestión del servicio al cliente.

No obstante, esta labor, si bien hoy es polifuncional y se ha transformado, no ha perdido su orientación escrita. Se debe escribir bien para ofrecer mensajes claros y evitar complicaciones después. Como en el derecho y el periodismo, los signos de puntuación desempeñan un rol fundamental. Un asistente que escriba mal una coma o ponga una tilde donde no corresponde puede programar un viaje con todo pago sin que se haya acordado. Y también puede cancelar la reunión entre el embajador de Estados Unidos y los presidentes de un gremio. Así de trágico es y así le ha sucedido a varias compañías, que por un error del asistente o la secretaria han perdido negocios.

Imaginen que un cliente pregunte "¿no les gustó el plan de trabajo?" y quien responda escriba "no nos gusto", cuando en realidad sí les gustó y debió escribir "no, nos gustó", con coma. Cuánta confusión en la redacción de ambos mensajes. En este caso, muy frecuente en la redacción de correos electrónicos, existen varios errores. En primer lugar, siempre se debe escribir en positivo. Si un cliente pregunta "¿no les gustó el plan de trabajo?, y si la respuesta es favorables, debe escribirse "sí", con tilde, que significa afirmación, precedido de un mensaje que lo corrobore.

Si a ustedes como asistentes o secretarias de gerencia les llega un correo confuso, modifíquenle su estructura y respóndanlo correctamente. Ahí habrá un momento de verdad y los clientes sabrán la calidad de empresa con la que se está tratando. Una buena redacción conlleva a analizar el entorno de las comunicaciones en la empresa. Por ello, si usted se desempeña como la mano derecha del presidente o gerente de la compañía, sepa que su cargo está alejado de un simple "asistente" o "secretaria". Ustedes ostentan un rol imprescindible para las funciones del presidente de la compañía.

Si desean tomar un curso de redacción y ortografía personalizado, contáctenos. Nosotros potenciaremos sus habilidades para la redacción, aunque no le guste o le sea complicado.

Mónica Lucila Aguirre Departamento de Calidad y HSE

#capacitacionesenredaccionparaempresas #cursosderedaccionparasecretarias #capacitaciónusodelcorreoelectronico

464 visualizaciones0 comentarios

Entradas Recientes

Ver todo