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¿Más hojas, mejor calidad?



La calidad de un trabajo escrito no se basa en la cantidad de hojas sino en la capacidad de resolver dudas y llenar los vacíos de conocimiento. Es así como se satisfacen las expectativas. Un informe puede tener mil hojas y sin embargo puede ser pésimo. En cambio, uno con menos extensión de hojas (unas 200) sí puede cumplir su objetivo. ¿Por qué?

Esta situación, muy común empresas, universidades y hasta en colegios, se debe a tres errores comunes:

- No tener información suficiente para soportar los argumentos

- No explicar la información consignada de manera clara

- No darle un orden al texto bajo un esquema de priorización

Cuando no se tiene información precisa para argumentar un hecho, inmediatamente se activa el hemisferio derecho del cerebro para tratar de enarbolar una mentira. Es una condición a veces inconsciente, pues la inteligencia humana tiende a no contradecirse. Por eso es necesario que otra persona revise (edite) lo que se escribe.

Una forma de evitar esta situación que los puede llevar a escribir por horas, sin ningún sentido, es recopilar los datos que servirán para el escrito y organizarlos en una escala de importancia: desde el más fuerte hasta el menos convincente. Esto es, en suma, pensar antes de actuar.

Otro error cuando se escribe es no explicar la información consignada de manera clara. No es lo mismo escribir "hubo un aumento en el indicador de las ventas previamente establecido" a "las ventas aumentaron un 35% en el periodo de junio a octubre de 2013, de acuerdo a los objetivos semestrales de 2012". Si nota, en la segunda afirmación hay información más precisa que aparte de explicar muestra una radiografía general de una situación. En cambio, en la primera afirmación se da una situación general que no muestra nada.

Y finalmente, se encuentra el hábito "tornado", quien se encarga de desordenar las ideas y el orden de los datos. Aquí se debe tener en cuenta el tipo de documento que se escribe y quiénes lo leerán. Algunas veces será bueno ubicar los datos principales al comienzo del informe, oras veces en la mitad o al final. Si por ejemplo se está creando un informe para medios de comunicación, claramente los datos principales (resultados) deberán ir al comienzo de la publicación, pues se entiende que los periodistas requieren información al instante, por lo cual no tendrán tiempo de leer todo el documento.

Ya si se tiene un gerente que le guste leer todo en un orden cronológico, pues se entiende que los resultados tienen que ir al final. Si por el contrario, su gerente es una persona que le da prioridad a las cifras, pues su escrito deberá tener un orden deductivo, que es ir de lo general a lo particular, para así ubicar los resultados y cifras al comienzo, y dejar al final los demás hechos que soportaron los resultados.

Quienes escriben suelen olvidar algo importantísimo: la segmentación de mercados. Esto, en redacción corporativa, no es más que analizar el público que tendrá en sus manos el informe o comunicado de prensa. Todos se prensentan de manera distintas, como distintos son los clientes.

Por último, una recomendación: acompañe con gráficos las cifras y datos más importantes que dé. Así será más fácil de comprender, pues tenga en cuenta que después de veinte hojas la vista se cansa y una ayudita gráfica no quedaría mal.

Redacción Corporativa

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